Et effektivt dokumenthåndterings- og administrasjonssystem til advokatfirmaet

Ser du etter et effektivt administrasjonssystem til advokatfirmaet? Leter du etter muligheten til å spare tid for klientene dine? Med et komplett fagsystem vil du ikke bare spare tid for klienten, men også deg selv. Når du har all nødvendig dokumentasjon lett for hånden, vil du oppleve at administreringen går som en lek.

En hektisk hverdag gir lite rom for trege systemer. Har du ofte frustrert deg over at det tar for lang tid å laste opp saksdokumentene eller finner du ikke det dokumentet du leter etter? Vi forstår frustrasjonen din! De vanligste utfordringene du kan møte på i bruken av ditt daglige administrasjonssystem er:

• Uorganisert lagring av dokumentfiler
• Mangel på umiddelbar tilgang til dokumenter og signaturalternativer
• Vanskelig å kommunisere med kolleger i systemet
• Dårlig filintegrasjon med annen programvare

Her følger våre tips til hvordan et effektivt system kan lette på alle arbeidsoppgaver – i alle ledd.

Raske systemer i en hektisk hverdag

I samarbeid med andre advokater har vi utviklet Datalex – et komplett administrasjonssystem,  derunder dokumentbehandling. Systemet er raskt og feilfritt og håndterer enkelt både saksbehandling, dokumenthåndtering og regnskap. Du finner alle administrative rutiner i et enkelt system, og vil raskt finne frem til saken du skal jobbe med.

Om du får en telefon fra en klient som sporenstreks begynner å omtale saken sin, vil du ved bruk av noen enkle tastetrykk hurtig finne fram til all dokumentasjon. Du trenger kun å skrive inn navnet eller telefonnummeret i Datalex, og har umiddelbart all saksinformasjon tilgjengelig.

Spar tid med gode rutiner og sikker bruk

Advokatbransjen er full av rutinemessige arbeidsutfordringer. Kanskje en av de vanskeligste og ofte uløste problemene innen juridisk arbeid, er samhandling mellom kollegene dine. Med gode rutiner for dokumenthåndtering, vil all inn- og utgående maildialog være oppsummert under hver sak.

Hvis du jobber på en sensitiv sak, med svært delikate opplysninger, kan du begrense innsyn i saken og dokumentene til et begrenset antall medarbeidere. Å respektere enhver klients personvern er noe som står i høysete hos alle involverte parter.

Integrer systemet med mail og regnskap

I tillegg til at Datalex enkelt kan konvertere og hente ut data fra andre systemer, vil Outlook være fullt integrert i administrasjonssystemet. Med en automatisert arbeidsflyt internt i advokatfirmaet ditt får du mulighet til å operere flere saker og dokumenter problemfritt. Dokumenthåndteringen i Datalex sørger for:

• oversiktlig sortering
• sporing
• arkivering
• deling av filer i alle størrelser
• formatering etter ønske
• automatisk kopiering av inn- og utgående epost til relevant sak i Datalex

I dybden av administrasjonssystemet har Datalex også en uovertruffen søkefunksjon som gjør henting av dokumenter og andre filer mye enklere. Du kan søke på alle ord i alle dokumenter i databasen – på tvers av sak – under forutsetning av at du har tillatelse til dette.

Hent ut alle nødvendige rapporter når som helst

Når du har et funksjonelt administrasjonssystem, vil det være enkelt å få ut alle typer rapporter. Du kan få enklere oversikter over virksomheten, eller du kan sette opp mer avanserte rapporter. Enkelt sagt får du oversikt over virksomheten, noe som gjør at investeringer i tid og penger raskt og effektivt kan allokeres til de områdene som trenger oppmerksomhet.

Her er en liten oversikt over noen av rapportene du kan ta ut med Datalex:

• Alle Regnskapsrapporter
  – Resultat, Balanse, Råbalanse, Reskontro, Mva-rapportering, SAF-T osv.
  – Åpen-post-lister, Klientavstemningsrapporter, hovedbok
  – Purringsrutiner og program for overføring av fordringer til inkasso
• Rapporter for bobestyrelse
• Honorarreserve – som skal faktureres
• Analyser over virksomheten
• Hvitvaskingsstatus
• Saker som kan avsluttes
• Saker som kan slettes (GDPR)

Funksjonell bruk gir raskt gode resultater

En god programvare for dokumenthåndtering gjør det mulig å løse de vanligste utfordringer som advokater møter hver dag. Et komplett administrasjonssystem hjelper firmaet ditt blant annet med følgende:

• God oppfølging av hver enkelt sak
• Minne deg om timer som skal registreres
• Fristhåndtering
• Sørger for at alle utlegg i sak er med i fakturagrunnlaget
• Full kontroll med klientmidler
• Regnskapet er ajour
• Aktivitets- og effektivitetsanalyser
• Integrasjon
• Datavalidering
• Sikker oppbevaring av alle data
• Rask nedlasting og opplasting
• Enkel deling
• Sikkerhet
• Arbeidsflyt og samarbeid
• Nyttige søkefunksjoner

Tenk deg hvor rask og tidsbesparende kontraktgjennomgang, møter, epostsortering, utarbeidelse av fakturaer og mye mer kan være med et skikkelig administrasjonssystem!

Kontakt Datalex i dag om du ønsker at teamet ditt skal forbedre den daglige, juridiske arbeidsflyten.