Komplett fagsystem som dekker alle administrative behov
Datalex er et administrasjonssystem utviklet i samarbeid
med advokater. Den første versjonen kom allerede i 1986.
Hva kjennetegner Datalex?
- Utviklet for både mindre og store firmaer
- Informative skjermbilder
- Gjennomtenkte rapporter for analyse av virksomheten
- Inviterer til gode rutiner og effektiv bruk av personellressursene
- Brukervennlig og lett å lære
- Hurtig installasjon og iverksetting
- Fullt integrert regnskapssystem er inkludert
- Fullt integrert med Outlook og Microsoft Office
Kontakt
Alle personer, bedrifter og organisasjoner som på en eller annen måte er i bruk i Datalex er registrert som en kontakt med all relevant informasjon.
Uansett hvilken rolle kontakten måtte ha er den kun registrert en gang. Dette gir rasjonelt vedlikehold av kontaktregisteret.
Programmet ivaretar gjeldende regler med hensyn til GDPR.
Kontaktene brukes i mange sammenheng, derunder:
- Roller i saker
- Korrespondanse
- E-postadresse
- Flettefiler
- Fakturaadressat
Sak
Det er i saksbildet du vil stå når du arbeider med saken. Saksbildet gir deg full oversikt.
Du ser:
- Hva saken dreier seg om
- Hvem som er involvert og hvilke roller de har
- Frister og avtaler som skal følges opp
- Hva som er belastet av timer og omkostninger
- Hva som gjenstår å fakturere
- Utestående fakturaer
- Klienters innestående klientmidler
- All korrespondanse og dokumentasjon i saken
Her registrerer du oppgaver, frister, tidsforbruk, e-post og dokumenter.
Programmet har komplette, oversiktlige rutiner for hvitvaskingskontroll ved registrering av ny sak.
Hvis saken gjelder administrasjon av konkurs- eller dødsbo kan du her registrere alle fordringer og føre selvstendig regnskap for boet.
Roller
I saken forteller man hvilke kontakter som har spesifikke roller.
Eksempler på roller kan være:
- Klient
- Klients kontaktperson
- Motpart
- Motparts kontaktperson
- Motparts advokat
- Motparts advokats kontaktperson
- Rettsinnstans
- Vitne
- Andre kontaktpersoner
- Fakturaadressat
Kalender
Her registreres alle frister og oppgaver i saken.
Du blir minnet om de aktuelle hver gang du logger inn og ut av Datalex.
De synkroniseres mot Outlook og kan hentes frem på din mobiltelefon.
Er det viktig for deg å får registrert alle dine timer? Like viktig bør det være å få registrert alle dine frister og oppgaver, slik at sakene får den oppfølgingen de fortjener!
Timer og omkostninger
Korrekt og hurtig registrering av timer, omkostninger og utlegg med nødvendig dokumentasjon.
Du får full oversikt over registrerte, fakturerte og utestående timer.
Kort vei til fakturering og rapporter.
Du blir minnet om saker hvor du kan ha oversett å registrere ditt tidsforbruk.
Eget skjermbilde for hurtigregistrering av timer i mange saker.
Fakturering
Datalex kan automatisk sende EHF faktura til registrerte EHF mottakere.
Stort sett skal du bare trykke OK som svar på Datalex’ forslag.
Forskuddfaktura kan skrives ut før du begynner å arbeide med saken.
Innestående klientmidler kan trekkes fra når du fakturerer ditt honorar.
Fakturaen blir automatisk regnskapsført i hovedregnskapet.
Under reskontro i saken vil du se om fakturaen er oppgjort eller ikke.
Elektronisk fakturahåndtering:
- Skanning, tolking
- Godkjenning
- Mottak av EHF faktura
- Elektronisk arkivering
Reskontro
Alle regnskaptransaksjoner som er tilknyttet saken kan du lese her.
Utestående fordringer og innestående klientmidler vil også fremgå.
Du trenger ikke lengre å forstyrre din regnskapsfører for å få disse vitale opplysningene.
Hvis din klient har behov for en reskontro-oversikt, så sender du den enkelt herfra.
Dokumenthåndtering
Full oversikt.
All inn- og utgående korrespondanse, derunder e-post, har du her oversikt over. Den kan hentes frem umiddelbart. Også andre dokumenter som kontrakter, tegninger, bilder, video etc. lagres her.
Bruk av maler.
Nye dokumenter lages med bakgrunn i maler, som dynamisk vil fylle ditt dokument med relevant informasjon fra databasen. For eksempel vil hele forsiden i et prosesskriv bli ferdig utfylt med navn og adresser på saksøker, saksøkt og de to prosessfullmektigene. Hele omkostningsoppgaven til retten lages også automatisk.
Sikker lagring.
Alle dokumenter lagres i databasen, slik at det kun er de som har adgang til Datalex som har adgang til dokumentene. Det kan også kontrolleres på saksnivå hvem som skal ha tilgang til dokumentene.
Fritekst søk.
Både i saken, og på tvers av ulike saker, kan du lynkjapt søke frem alle mulige dokumenter med bakgrunn i enkeltord og fraser.
Andre dokumenthåndteringssystemer?
Bruker du WorkSite eller eDocs i dag? Datalex har integrasjon mot begge.
Bobestyrelse
Her registreres alle fordringer med deres prioritet.
Komplett enkelt eller avansert regnskap.
Alle relevante rapporter.
Regnskap
Flere regnskap
Det kan føres så mange regnskap i Datalex som det er behov for. Dette kan organiseres som man måtte ønske. Alle kan være tilknyttet ett regnskap, eller noen mot det ene regnskapet og andre mot et annet.
Helintegrert med sak
Regnskapet er integrert med sakene slik at du får en effektiv og eksakt oversikt over økonomisk status per sak, klient og for selskapet totalt. All regnskapsinformasjon tilknyttet en sak kan du også se under sakens reskontrobilde.
Alle funksjoner er tilgjengelige
- Effektive posteringsrutiner
- Reskontro på saks- og klientnivå
- Alle relevante regnskapsrapporter
- Egne klientavstemmingsrapporter
- Purrerutiner
- mva-oppgave, rapportering og dokumentasjon
- Elektronisk registrering av innbetalinger (OCR)
- Elektronisk remittering av utbetalinger
- Elektronisk fakturaløsning (Opsjon)
Lønnssystem
Med de krav som stilles til beregning av lønn, informasjon til lønnstakere og elektronisk innrapportering av lønnsdata, er det viktig å ha et godt lønnssystem.
Dette krever en egen spisskompetanse. Datalex anbefaler Visma lønn eller Hult og Lilleviks lønnssystem.
Data fra lønnssystemet leses automatisk inn i Datalex’ regnskapssystem.
Dette sier kundene om Datalex Advokat
Datalex Software AS
Orgnr. 993763276
Skovveien 3 – 0257 Oslo
post@datalexsoftware.no | www.datalexsoftware.no | +47 4747 1814
