Hva er et brukervennlig system for advokater?

Som advokat på et travelt advokatkontor, trenger du et system som både er brukervennlig og enkelt. Både små og store advokatbyråer trenger et system som samler all informasjon på ett sted. Et komplett administrasjonssystem skal sørge for intuitiv håndtering, og vil samle alle klienter, saker, dokumenter og filer på ett sted. Her ser vi nærmere på hvilke funksjoner som er nødvendig i et brukervennlig system for at du som advokat kan arbeide optimalt.

Hva bør et brukervennlig administrasjonssystem inneholde?

Administrativt arbeid er en stor del av en advokats arbeidsdag. Det gjelder å gjøre dette arbeid så effektivt som mulig ved bruk av et godt administrasjonssystem.

Disse funksjonene bør et godt administrasjonssystem inneholde:

• Det skal være brukervennlig og omfattende slik at det dekker alle behov
• Muligheten for å koordinere og organisere dokumenter
• Alle dokumenter, av alle typer, lagres under hver sak
• Oversikt over alle kontakter med enkelt og intuitivt søk etter hver klient, samarbeidspartner og kollega
• Hvitvaskingsrutiner
• Registrering av oppgaver og avtaler – og synkronisering med din kalender
• Deling av filer
• Hurtig timeregistrering
• Gode oversikter over timereserve som skal faktureres
• Enkel fakturering

Et juridisk administrasjonssystem vil hjelpe med å holde dere organisert, maksimere produktiviteten, beskytte mot mulig tap av data, spore potensielle kunder, spore utgifter og holde kontakten med klienter.

Håndtering av kontakter gjort enkelt

Alle kontakter som er involvert i en sak vil ha behov for tilgang til de ulike dokumentene i saken. Og når du skal velge et system er det viktig at registreringen av kontaktene er enkel. Det skal ikke være nødvendig å registrere kontakter mer enn en gang. Her er en sjekkliste for hva advokatsystemet ditt bør inneholde for enkel håndtering av kontakter:

• En kontakt skal kun registreres en gang
• Enkel søk-og-hent funksjon for opphenting av kontaktbildet
• Kontaktregisteret skal kunne gi hensiktsmessige og relevante rapporter
• Kontaktregisteret skal gi et sikkert grunnlag for å unngå «Conflict of interests»
• Dokumenter skal kunne lagres under både kontakt og sak

Sakshåndtering på et høyere nivå

Et godt administrasjonssystem vil redusere sannsynligheten for å bli gjort ansvarlig for feil. De vanligste årsakene til at krav om feilbehandling dukker opp, skyldes uorganiserte administrative vaner eller mangelfull kommunikasjon. Men disse problemene kan lett unngås med riktig håndtering.

Med et ryddig administrasjonssystem for sakshåndtering vil du sikre:

• Rask og god oversikt over alle saker, som igjen sørger for en god arbeidsflyt
• Grunnlag for en god kommunikasjonsflyt med hurtig tilgang og oppretting av e-poster og dokumenter ofte basert på maler
• Fakturaer vil gi detaljerte beskrivelser av hva medgått tid har vært benyttet til.
• Fra systemet skal du hurtig kunne hente erfaringer fra tidligere saker som kan være relevant i den saken som du nå er opptatt med. Bruk av den grundige utfylte fra tidligere saker som grunnlag for opplæring og innsikt

Synkroniser sak og avtaler med kalender

Som advokat har du ofte flere saker å jobbe deg gjennom daglig. Derfor vil du trenge et system som sørger for at du alltid holder deg oppdatert med alle gjøremål. Om du registrerer avtaler og andre oppgaver i administrasjonssystemet til Datalex, vil kalender-synkroniseringen sørge for at avtalen også opprettes i kalenderen din. Slik vil du aldri mer gå glipp av en avtale. Og i hver enkelt sak vil du få en oversikt over alle de oppgaver som saken har medført – også som grunnlag for timeregistrering.

Brukervennlig timeregistrering

Alle timer skal registreres. Dette er grunnlaget for selskapets inntekter, så det er viktig at all tid registreres, og at systemet minner deg om timer som burde vært registrert. Det gjør Datalex!

Timeregistreringen skal kunne skje hurtig og være lett tilgjengelig. Og den må legge til rette for gode beskrivelser av hva slags arbeid som er gjort.

Datalex – Et omfattende, gjennomtenkt og brukervennlig system

Visste du at Datalex har eksistert siden 1987? Den gang med unix operativsystem. Database og programmer er omskrevet flere ganger basert på ny databaseteknologi, nye programmeringsspråk og krav fra myndigheter og brukere. Allerede den gang var det et brukervennlig system der virksomheten stod i fokus. Og siden den gang har vi strebet for å tilpasse systemet slik at advokater alltid mener at de har et system som er i front – som det aller beste.

Kontakt Datalex i dag!