På tide å bytte advokatfirmaets administrasjonssystem?

Vurderer dere fordelene med et systembytte, opp mot ressursbruken ved å innføre et nytt? Er det enklere å utsette et uunngåelig skifte, enn å avklare hvordan det kan gjennomføres? Datalex fjerner uklarhetene og har svarene på hvordan dere bytter administrasjonssystem. Vår lange erfaring ivaretar systemskifter både hos små og store advokatfirmaer, som ønsker alle fordelene med advokatbransjens komplette fagsystem. Les videre og få en rask innføring i Datalex, sammen med våre beste tips for å gjøre de riktige valgene.

Datalex har levert administrasjonssystemer i 35 år, og har inngående kompetanse og innsikt i advokatbransjen. Derfor forstår vi ikke bare de individuelle behovene som er unike for hvert enkelt advokatfirma, men kommer også med forslag til rutiner og prosesser som fremmer effektivitet og gir merverdi. Samtidig sørger vi for å konvertere dataene dere ønsker å flytte over fra eksisterende systemer. Dette gjelder alt fra saksbehandling og dokumenthåndtering, til fakturering og regnskap.

Brukervennlighet, oversiktlighet og sikkerhet

Brukervennlighet, oversiktlighet og sikkerhet utgjør fundamentene i Datalex. Systemet er lett å lære, og er utstyrt med et moderne grensesnitt som sikrer full oversikt. Dette gjelder selvfølgelig også for det aller viktigste – advokatfirmaets saksbehandling. Datalex gir dere full oversikt over advokatenes løpende saker. Saksbildet forteller om de involverte partene, frister og avtaler, timebruk, fakturering, klientmidler og dekker samtidig all korrespondanse og dokumentasjon.

En samlet integrasjon av alle administrative rutiner reduserer behovet for å benytte flere parallelle systemer. Dermed fjernes unødvendige kostnader, samtidig som arbeidet blir enklere og mer effektivt på tvers av fagområdene. Datalex ivaretar både advokater, fullmektiger, sekretærer og regnskapsmedarbeidere. Systemet er bygget for å ivareta en gjennomtenkt helhet, som sørger for alt fra å fjerne merarbeid til å følge personvernforskrifter. Eksempelvis registreres alle kontakter én gang, før de deretter kan brukes i mange ulike sammenhenger – slik som ulike roller (klienter, parter, kontakter, vitner, instanser, osv.), korrespondanse, fakturering og oppfølging.

En egen kalenderløsning gir full oversikt over roller, oppgaver og tidsfrister. Den kan synkroniseres med Outlook og er tilgjengelig på mobile enheter, samtidig som den gir påminnelser og sikrer riktig registrering av timer. Timeregistreringen viser både fakturerte og utestående timer, og kan sammen med utleggsoversikter raskt gjøres om til fakturaer eller rapporter. En egen påminnelsesfunksjon sørger for at tidsbruk ikke blir uteglemt, samtidig som timer kan hurtigregistreres.

Inkluderer fakturering og regnskap

Datalex er også et komplett fakturerings- og regnskapssystem. Systemet sørger for rask håndtering av alt fra forskuddsfakturaer og trekk mot klientmidler, til utsending av elektroniske fakturaer og bokføring. Inngående fakturaer kan også mottas elektronisk, skannes og posteres gjennom effektive posteringsrutiner. Med Datalex kan regnskapet føres på saksnivå. Dermed sikres det full økonomisk oversikt ned på klient- og saksnivå. Firmaet kan hente ut alle aktuelle rapporter, inkludert reskontro, avstemming, merverdiavgifts- og årsrapporter. Alle nødvendigheter som OCR-innbetalinger, EHF-utsendelser og purrerutiner er inkludert, mens lønnskjøring er fullintegrert med Visma lønn eller Hult og Lillevik.

Slik bytter dere system

Datalex har hjulpet utallige advokatfirmaer med systembytte. Vi anbefaler alltid at kundene starter med å tenke gjennom hva som er de viktigste målene med et bytte. Ved å ha en klar oppfatning av hva som er de største utfordringene med dagens system, kan vi sammen kvalitetssikre at byttet skjer på et riktig grunnlag. For mange kan det holde med en grov oversikt, det viktigste er å konkretisere dagens utfordringer, mål og ønsker. Tenk spesielt over hvordan dagens forskjellige arbeidsprosesser fungerer. Hva er bra og hva kan forbedres?

Et systembytte betyr ikke bare muligheten for automatisering og effektivisering av dagens prosesser. Kanskje er tiden inne for å ruste seg for et marked som vil fungere på en annen måte i fremtiden? Datalex er en skalerbar løsning, som gjennom flere år har blitt tilpasset og utviklet i takt med endringer og teknologisk utvikling. Ved å være i forkant og tilby et system kundene kan vokse med, sørger vi for at våre egne kunder forblir konkurransedyktige. Datalex er både klient- og skybasert, og er dermed et effektivt verktøy både fra og utenfor kontorene.

Et spørsmål alle står ovenfor ved et systembytte, er hvilke data som bør tas med videre. Er det hensiktsmessig å flytte over avsluttede saker? Hvor gamle kontakter bør legges inn? Hva med regnskapet? Et bytte til Datalex gir en frisk start, for å minimere arbeidet og kostnadene bistår vi med å vurdere hvilken historikk som er hensiktsmessig å ta med videre. En god systemleverandør sørger alltid for en god implementering.

Før, under og etter

Et bytte av administrasjonssystem kan inndeles i tre faser – før, under og etter. Vi er ikke i mål før samtlige faser har blitt gjennomført på en god og avtalt måte. For minst like viktig som selve systembyttet, er veien videre etter byttet. Ved å velge en leverandør som sørger for opplæring, støtte og fjernsupport, kan dere være trygge på å ha valgt en leverandør som alltid er til stede og tilgjengelig. Det er god oppfølging av kundene våre som har gitt Datalex suksess gjennom 35 år.

For mer informasjon kontakt oss her.