Artikler • mar 8, 2023 • 2 minutter
Advokat programvare – for hele kontoret
Med mange baller i lufta kreves det et enkelt, men omfattende fagsystem som letter alle prosesser og er avgjørende for en effektiv hverdag. Datalex Software kan brukes av hele advokatkontoret. Alle har glede og utbytte av det: Advokater, fullmektiger, sekretærer, sentralbord og regnskapsførere.
Er en advokat programvare løsningen på alt?
Vi forstår at en programvare til advokater kan presenteres som løsningen på alt, men det er det ikke. Men en advokat programvare kan likevel sørge for at rask tilgang til informasjon, bedre samarbeid, en hensiktsmessig ansvarfordeling og raskere håndtering av saker.
For at du skal kjenne at du kan arbeide effektivt og funksjonelt, er det viktig at du setter deg inn i programvaren. Her følger de forutsetningene som må være på plass for å få fullt utbytte av det nye advokat verktøyet:
Grundig opplæring til brukere av programvaren
Det er viktig at hver enkelt bruker av klientsystemet får god nok opplæring, slik at dere sammen kan lære å arbeide systematisk og effektivt.
Samkjørt sakshåndtering
Alle vil finne sin måte å håndtere sakene sine på. Ofte kan det være hensiktsmessig å legge opp skriftlige rutiner som beskriver hvem på kontoret som skal gjøre hva (registrering av kontakter, registrering av saker, fakturering, oppfølging av utestående krav osv.) for at det skal jobbes mest mulig hensiktsmessig.
Gjennomgående og åpen dialog
Internt på advokatkontoret er selvfølgelig en åpen dialog omkring saksbehandling og rutiner hensiktsmessig og nødvendig. Men det som i ettertid skal kunne dokumenteres overfor kontorets kunder, myndigheter eller internt – bør naturligvis dokumenteres skriftlig i saken.
Optimalt samarbeid mellom advokat og medarbeidere
Med en godkjent og velutviklet advokat programvare som Datalex, vil det være en lek å jobbe med hver enkelt sak. Fagsystemet har sikker og trygg lagring av alle opplysninger – i skyen.
Vi har satt sammen en oversikt for å gjøre det enkelt for advokat og sekretær å samarbeide ved bruk av advokat verktøyet:
- Alle medarbeidere må få tilgang til Datalex og grundig opplæring.
- Bli enige om hvordan dere vil navngi sakene deres i systemet. Slik kan dere enkelt finne frem til sakene senere.
- Opprett fagområder for de ulike sakene dere jobber med. Bli deretter enige om hvordan dere skal knytte sakene til disse områdene.
- Tittel og beskrivelse på saken bør inkludere søkbare nøkkelord som gjør det enkelt å finne fram saken.
- Samarbeid om hvordan dere skal beskrive navn på hvert enkelt dokument, slik at alle dere begge enkelt kan forstå hva dokumentet inneholder.
- Del dokumentene inn i ulike kategorier som passer til deres fagområde.
- Datalex vil automatisk beskrive dokumenttype i dokumentlisten (om det f.eks. er et Word-, Excel- eller PDF-dokument).
All informasjon for hver enkelt sak, vil lagres i Datalex skyen. Dette gjør at dokumentene alltid er tilgjengelig når du har advokat programvaren åpent.
Fordelene med å ha et godt advokatsystem
Fordelene med å øke produktiviteten vil blant annet være at kostnadene reduseres og gir en mer effektiv virksomhet. Et fagsystem vil i seg selv føre til et løft på effektiviteten.
Ved å digitalisere virksomheten får du redusert arbeidstiden du bruker på fysisk dokumenthåndtering og lagring av dokumenter i fysisk arkiv. Nå kan sekretæren hjelpe med å prosessere hver enkelt sak raskere. Og du vil unngå at sekretæren står fast ved kopimaskinen for å kopiere opp utallige eksemplarer av dokumenter til signering.
Ønsker du å vite mer om advokatsystemet som gir deg et komplett saksbilde, og enkel, digital håndtering av hver sak? Ta kontakt med oss her
Ønsker du å vite mer?
Ta kontakt med oss!
Vi elsker å prate om Datalex. La oss høre fra deg, vi tar gjerne en prat om Datalex, løsningene vi leverer til våre kunder og hva vi kan gjøre for å gjøre hverdagen din mye bedre!